応募者の対応において、大切なことはスピードと感じの良さです。自院への志望度合いを高めるためにも速いレスポンスとポジティブな印象を与えることが大切となります。
本記事では、応募者への対応とメールやりとりの際のポイントを説明します。ぜひ、今後の採用活動にお役立てください。

応募者対応の事前準備

採用活動を進めるにあたり、応募者の対応をミスなくスピーディーに行うためには、あらかじめ院内の役割分担や体制を整えておくことが重要です。
「いつまでに」・「だれが」・「なにを」・「どのように進めるのか」を事前に決めておけば応募者対応もスムーズに行えます。
下記の項目について整理し、採用業務に関わる全員と認識のズレが生まれないよう、あらかじめ情報の共有をしておくと安心です。

1. 採用にかかわるスタッフと応募後の選考フローを共有する

病院によってはすべての応募者対応を院長先生が一人で行っている場合もあるかもしれませんが、もし院長先生とその他のスタッフも関わっている場合、関係者全員が選考フローを把握しておくことが必要です。
選考フローを図や表などにし、関わるスタッフ全員に共有しておきましょう。

例：

獣医師（新卒）	応募→実習1日・夜会食→応募意志確認→オンライン面接（院長）→内定
獣医師（中途）	応募→見学or実習と面接（院長）→内定（必要に応じて会食も実施）
看護師（新卒）	応募→実習1～3日→応募意志確認→面接（看護師長）→内定
看護師（中途）	応募→書類選考（看護師長）→見学or実習と面接（看護師長）→内定

2. 担当者と代理を決めておく

応募から実習・内定までの対応をスムーズに行うために担当者と代理を決めておきましょう。誰が担当するのかを明確にしておくことで、対応の抜け漏れや連絡が滞ったりすることを防ぎます。また、担当者の不在時に連絡が滞って、貴重な応募者を取りこぼすようなことがないよう、必ずそれぞれの代理も決めておきましょう。

3. 応募者に案内すべき内容を決めておく

選考のステップや合否結果によって、案内すべき内容も変わります。各ステップや合否結果に応じて案内すべき内容も決めておきましょう。
テンプレートを準備しておくことで、効率的でスムーズな対応が可能になります。

4.応募者との連絡方法を決めておく

関係者全員が確認することができるメールアドレスやLINEのアカウントなどを作り、応募者とのやりとりはすべて、そこで行うことをお勧めします。
そうすることで、関係者全員が状況を把握しやすくなり、スムーズに対応することが可能になります。

メール返信時に押さえるべき7つのポイント

メールやメッセージはテキストでのコミュニケーションになります。言葉の選び方や文章のトーンによっては、相手に不快感を与えてしまいます。応募者との良い関係を構築するために工夫をしましょう。

1.応募にはその日のうちまたは24時間以内に返信する

応募者の応募意欲がピークになっているのは応募した瞬間です。なるべく早く返信をして気持ちが冷めないうちに次のステップに進めるようにしましょう。早いレスポンスは応募者に良い印象を与えます。

2.実習日程の調整や選考結果の連絡はスピーディーに行う

特に獣医師は引く手あまたな職業です。応募の返信と同様に、素早く選考を進めることで、「自分を歓迎してくれているのだな」という良い印象をもってもらうことができます。また、中途採用の場合は応募者の日程を抑えるのに早いに越したことはありません。恐らく複数同時に応募しているであろう応募者のスケジュールが他の病院に抑えられてしまわないよう、できるだけ早く連絡しましょう。

3. 応募の感謝や実習を歓迎する言葉を添える

応募者は数ある動物病院の中から貴院を選んでくれています。応募してくれたということ自体への感謝や、実習に来てくれることへの歓迎の言葉を必ずメール文に添えましょう。
そうすることで、応募者が貴院に対して良い印象を持ってくれます。

4. 応募者に与える印象を意識したコミュニケーションを取る

テキストでのコミュニケーションは対面でのコミュニケーションと違い、表情や口調などの細かいニュアンスが伝わらないため、言葉の選び方や表現に気を配る必要があります。実習のご案内の際は最後に「お気をつけてお越しください」と添えるなど、淡々と事務的な冷たい文章に見えないように、丁寧な表現を心がけましょう。

5.不要なやり取りが発生しないよう、必要な情報を網羅する

何度もラリーが発生すると応募者・担当者ともに負担が生じてしまいます。また、応募者が「要領の悪い病院だな」などのネガティブなイメージを持つ可能性もあります。各ステップで伝えることを整理し、メール文に網羅して記載しましょう。例えば、実習の際は時間や持物だけでなく、病院への入り方や急な体調不良・遅刻などのための緊急連絡先がどこかを明記するなどしておくと応募者も安心です。

6. 差出人（病院側）の対応者名を明確にする

担当者の氏名やメールアドレスは必ず記載しておきましょう。「採用担当」とだけ記載するよりも「院長　●●」や「採用担当　●●」となっていた方が応募者に安心感を与えます。

7. お断りする際は通知時期や伝え方を検討する

返信は早いに越したことはないですが、お断りの連絡だけは別です。応募者が即時のお断り連絡をされた場合、「本当にちゃんと選考してくれたのだろうか？」と不信感を持つ可能性があります。お断りの場合は翌日以降の連絡にする、お断りの理由を記載するなど、応募者の気持ちに配慮した対応をしましょう。