応募者対応メールテンプレート集

動物病院が応募者対応に活用できるメールのテンプレート集です。応募者の温度感や自院の進め方に合わせて、適宜アレンジしてお使いください。

１．応募受付完了メール

〇〇〇　様（先生）

お世話になります。●●動物病院の院長の〇〇（採用担当の〇〇）です。
この度は、当院の求人にご応募いただきまして誠にありがとうございます。
今後の選考に関しましては追ってご連絡させていただきますので、今しばらくお待ちいただけますようお願いいたします。
ご不明な点等ございましたら、ご遠慮なくお問い合わせくださいませ。
引き続き、よろしくお願いいたします。

２．実習の日程調整メール①（こちらから候補日を提案するパターン）

〇〇〇　様（先生）

お世話になります。●●動物病院の院長の〇〇（採用担当の〇〇）です。
この度は、当院の求人にご応募いただきまして誠にありがとうございます。
ぜひ、〇〇様（先生）に実習にお越しいただきたいと存じます。
つきましては、下記をご確認いただき、ご都合の良い日程をご返信くださいませ。

・●月●日（月）
・●月●日（火）
・●月●日（水）
＊実習は●●：●●～●●：●●となります。
＊実習にあたり、交通費と宿泊費の補助を致します。当日、手渡し致しますので、領収書をお持ちください。
＊実習についての詳細は日程確定後にご案内致します。

上記の日程でご都合がつかない場合には、候補日を2〜3つほどお知らせください。
選考にあたり、ご質問等ございましたらご返信メールにてご記載くださいませ。
引き続き、よろしくお願いいたします。

３．実習の日程調整メール②（応募者から候補日をあげてもらうパターン）

〇〇〇　様（先生）

お世話になります。●●動物病院の院長の〇〇（採用担当の〇〇）です。
この度は、当院の求人にご応募いただきまして誠にありがとうございます。
ぜひ、〇〇様（先生）に実習にお越しいただきたいと存じます。
つきましては、お手数ですが、実習の候補日を2〜3つほどお知らせください。
＊実習は●●：●●～●●：●●となります。
＊実習にあたり、交通費と宿泊費の補助を致します。当日、手渡し致しますので、領収書をお持ちください。
＊実習についての詳細は日程確定後にご案内致します。

選考にあたり、ご質問等ございましたらご返信メールにてご記載くださいませ。
〇〇様（先生）からのご返信お待ちしております。
引き続き、よろしくお願いいたします。

４．実習のご案内

〇〇〇　様（先生）

お世話になります。●●動物病院の院長の〇〇（採用担当の〇〇）です。
実習について下記の通り、ご案内致します。

・日時：●月●日（月）　●●：●●～●●：●●
・場所：**病院のアクセスのURL**
・病院への入り方：（例）建物に向かって右手に従業員用の出入口があります。そちらのインターフォンで呼び出してください。
・お持物：履歴書、中履き、スクラブ、交通費・宿泊費の領収書
・服装：朝のうちにスクラブに着替えていただきますので、カジュアルな装いでお越しください。
・当日の緊急連絡先：○○○‐○○○○‐○○○○（●●の携帯）

＊休診時間に面談の時間を設けますので、ご質問などありましたら、何でも聞いてください。
＊実習にあたり、交通費と宿泊費の補助を致します。当日、手渡し致しますので、領収書をお持ちください。

実習にあたり、ご質問等ございましたら、ご返信メールにてご記載くださいませ。
〇〇様（先生）とお会いできることを楽しみにしております。
引き続き、よろしくお願いいたします。

５．履歴書・職務経歴書の送付依頼メール

〇〇〇　様（先生）

お世話になります。●●動物病院　院長の〇〇（採用担当の〇〇）です。
この度は、当院の求人にご応募いただきまして誠にありがとうございました。
今後の選考に関しまして、書類の提出をお願いしておりますので、お手数ですが下記書類をお送りください。

【提出いただきたい書類】
・履歴書
・職務経歴書

【メールにて提出する場合：メール送付先】
メールアドレス：（採用専用のアドレスや、採用担当者の専用アドレス）

【書類を郵送して提出する場合：郵送先】
住所：〒●●●-●●●●
　　　●●●●●●●
採用担当　●●宛

【提出期限】
当院都合で恐れ入りますが、本ご案内から1週間以内にご提出くださいませ。
尚、期限内のご準備が難しい場合は上記期日までに予めご提出可能な目途をお知らせいただけますと幸いです。

お送りいただいた書類を拝見後、再度ご連絡させていただきます。
引き続きよろしくお願いいたします。

６．オンライン面談の日程調整メール（こちらから候補日を提案するパターン）

〇〇〇　様（先生）

お世話になります。●●動物病院　院長の〇〇（採用担当の〇〇）です。
この度は、当院の求人にご応募いただきまして誠にありがとうございました。
ぜひ〇〇〇様（先生）とオンラインにてお話しさせていただきたいと考えております。
下記をご確認の上、ご希望の日時をご返信いただければと思います。

【オンライン面談候補日】
［候補1］●月●日（●）　●●:●●～●●:●●の間
［候補2］●月●日（●）　●●:●●～●●:●●の間
［候補3］●月●日（●）　●●:●●～●●:●●の間
※所要時間は●分程度を予定しています
※カメラオンでの実施を予定しています
※オンラインでの面接方法に関する詳細は、面接日程の確定後にご案内いたします

７．オンライン面談の日程調整メール（応募者から候補日を提案してもらうパターン）

〇〇〇　様（先生）

お世話になります。●●動物病院　院長の〇〇（採用担当の〇〇）です。
この度は、当院の求人にご応募いただきまして誠にありがとうございました。
ぜひ、〇〇〇様（先生）とオンラインにてお話しさせていただきたいと考えております。
下記をご確認の上、ご希望の日時を２～３つほど、お知らせください。

※所要時間は●分程度を予定しています
※カメラオンでの実施を予定しています
※オンラオインでの面接方法に関する詳細は、面接日程の確定後にご案内いたします

ご質問等ございましたらご返信メールにてご記載くださいませ。
〇〇〇様（先生）からのご返信、お待ちしております。
引き続き、よろしくお願いいたします。

８．オンライン面談の詳細案内メール

〇〇〇　様（先生）

お世話になります。●●動物病院　院長の〇〇（採用担当の〇〇）です。
この度は、オンライン面談の日時をご連絡いただき、ありがとうございました。
面談の日時と当日アクセスいただくURLをご案内いたします。

＝＝＝＝＝＝
▼日時：
●月●日（●）　●●:●●～●●:●●

▼アクセスいただくURLおよびID／パスワード
（※オンライン面接で使用するミーティングのURLを記載する）
ミーティングID: xxxx xxxx xxxx
パスコード（パスワード）: xxxxxx
＝＝＝＝＝＝

オンライン面接はZoomにて行います。あらかじめ下記をご確認いただきますようお願いいたします。

【緊急時の連絡先】
当日zoomにアクセスができない場合やトラブルが発生した場合には、下記に直接ご連絡ください。
000-0000-0000

以上となります。ご不明な点がございましたら遠慮なくご連絡くださいませ。
引き続き、よろしくお願いいたします。

９．来院して面談・面接を行う場合の日程調整メール（こちらから候補日を提案するパターン）

〇〇〇　様（先生）

お世話になります。●●動物病院　院長の〇〇（採用担当の〇〇）です。
この度は、当院の求人にご応募いただきまして誠にありがとうございました。
ぜひ、〇〇〇様（先生）と、面接にてお話させていただきたいと考えております。
下記をご確認の上、ご希望の日時をご返信いただければと思います。

【面接候補日】
［候補1］●月●日（●）　●●:●●～●●:●●の間
［候補2］●月●日（●）　●●:●●～●●:●●の間
［候補3］●月●日（●）　●●:●●～●●:●●の間
※所要時間は●分程度を予定しています

【面接場所】
住所：〒●●●-●●●●
　　　●●●●●●●
【連絡先】
000-0000-0000

９．来院して面談・面接を行う場合の日程調整メール（応募者から候補日をあげてもらうパターン）

〇〇〇　様（先生）

お世話になります。●●動物病院　院長の〇〇（採用担当の〇〇）です。
この度は、当院の求人にご応募いただきまして誠にありがとうございました。
ぜひ、〇〇〇様（先生）と、面接にてお話させていただきたいと考えております。
下記をご確認の上、ご希望の日時を2〜3つほどお知らせください。

※所要時間は●分程度を予定しています
※お持物は特にございません。

【面接場所】
住所：〒●●●-●●●●
　　　●●●●●●●
【連絡先】
000-0000-0000

選考にあたり、ご質問等ございましたらご返信メールにてご記載くださいませ。
引き続き、よろしくお願いいたします。

10．オファー面談の日程調整メール

〇〇〇　様（先生）

お世話になっております。●●動物病院　院長の〇〇（採用担当の〇〇）です。
先日は、実習にお越しいただきまして、誠にありがとうございました。

選考の結果、〇〇〇〇様（先生）にはぜひ当院にご入社いただきたいと思っております。
つきましては一度オンライン（または来院して）にて雇用条件などについて、説明の機会をいただきたく存じます。
お手数ですが、〇〇〇〇様（先生）のご希望の日時を２～３つお知らせください。
＊所要時間は●分を予定しております。

【来院していただく場合】
【面談場所】
●●動物病院
アクセス：URL

【連絡先】
000-0000-0000

なお、採用についてご不明な点等ございましたら、ご遠慮なくお問い合わせくださいませ。

それでは、ご返信お待ちしております。
引き続き、よろしくお願いいたします。

11．辞退の申し出に対する返信メール

〇〇〇　様（先生）

お世話になっております。●●動物病院　院長の〇〇（採用担当の〇〇）です。
この度は、ご丁寧にご連絡いただき、誠にありがとうございました。

当院としても誠に残念ではございますが、辞退のお申出、承知いたしました。
数ある動物病院の中から当院にご興味をもっていただき、選考にお進みいただきましたこと、心より感謝申し上げます。
再度お話をする機会をいただけるタイミングがございましたら、ぜひまたお時間いただけますと幸いです。お気持ちやご環境に変化がございましたら、いつでもご連絡お待ちしております。

末筆ながら、〇〇〇様（先生）の今後のご活躍とご発展を心よりお祈り申し上げます。

12．選考不合格の通知メール

〇〇〇　様

お世話になっております。●●動物病院　院長の〇〇（採用担当の〇〇）です。
先日はご応募いただき、誠にありがとうございました。採用枠に対しまして多数のご応募をいただいており、慎重に選考を進め、判断させていただいた結果、残念ながら今回はご希望に添いかねることとなりました。
誠に恐縮ではございますが、何卒ご理解の程お願いいたします。
なお、これまでお預かりしました履歴書や職務経歴書などは個人情報保護の観点から当社にて適切に破棄いたします。
末筆ながら、〇〇〇様（先生）の今後のご活躍とご発展を心よりお祈り申し上げます。

13．【トリマー向け】実習・実技試験のご案内

〇〇〇　様

お世話になります。●●動物病院の院長の〇〇（採用担当の〇〇）です。
実習・実技試験について下記の通り、ご案内致します。

・日時：●月●日（月）　●●：●●～●●：●●
・場所：**病院のアクセスのURL**
・病院への入り方：（例）建物に向かって右手に従業員用の出入口があります。そちらのインターフォンで呼び出してください。
・お持物：履歴書、ハサミ・コーム、実習着
・当日の緊急連絡先：○○○‐○○○○‐○○○○（●●の携帯）

【実習着について】
下記をご用意ください。ご用意が難しいようでしたら、貸し出しますので、事前にお申し出ください

上：白のシャツまたはポロシャツ
下：黒のパンツ
靴：白や黒などの華美でないスニーカー

＊実技試験では、トイプードル１頭を仕上げていただきます
＊実習の間のどこかのタイミングで面接をさせていただきます

実習・実技試験にあたり、ご質問等ございましたら、ご返信メールにてご記載くださいませ。
〇〇様とお会いできることを楽しみにしております。
引き続き、よろしくお願いいたします。